Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

VylarisGroup, Blumenfeldstrasse 8, 9410 Heiden. Datenschutzanfragen: support@vylaris.ch.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Anrede, Name, Firma, Adresse, E-Mail, Telefon, UID/MWST-Nummer.
• Vertragsdaten: Offerten, Aufträge, Rechnungen, Lieferadressen, Zahlungsstatus, Bemerkungen.
• Annahme/Unterschrift: Name, Zeitpunkt, IP-Adresse, ggf. Unterschriftsbild sowie – bei strikter Unterschrift – die bestätigte E-Mail-Adresse.
• Kommunikation: E-Mails zu Offerten, Aufträgen und Rechnungen (Protokoll mit Empfänger, Betreff, Zeitpunkt).
• Technische Daten: Zeitpunkt des ersten Aufrufs einer Offerte, IP-Adresse bei Anmeldelinks und Annahme, Sitzungs-Cookie.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erstellung und Abwicklung von Offerten, Aufträgen und Rechnungen (Vertrag bzw. vorvertragliche Massnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten (lit. c) sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an Sicherheit, Missbrauchsschutz und dem Nachweis von Annahmen (lit. f). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

4. Cookies und Drittanbieter

Diese Seiten verwenden ausschliesslich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Anmeldung, Formularschutz). Es gibt kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung. Schriften, Symbole und Skripte werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden dafür keine Daten an Dritte übermittelt.

5. Empfänger

Hosting- und E-Mail-Dienstleister (als Auftragsverarbeiter), bei Bedarf Treuhand/Buchhaltung sowie Versanddienstleister (nur Lieferadresse). Eine Übermittlung ausserhalb der Schweiz bzw. des EWR erfolgt nur, wenn ein angemessenes Schutzniveau besteht (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln).

6. Speicherdauer

• Offerten, Aufträge und Rechnungen: bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre), danach Löschung bzw. Anonymisierung.
• IP-Adressen bei Annahme und Anmeldelinks: 90 Tage.
• E-Mail-Protokoll: 365 Tage. Anmeldelinks und Bestätigungscodes: wenige Minuten gültig, danach gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Im Kundenportal können Sie Ihre Daten selbst herunterladen. Anfragen richten Sie bitte an support@vylaris.ch. Sie können sich ausserdem bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Schweiz: EDÖB, Deutschland: Landesdatenschutzbehörde, Österreich: Datenschutzbehörde).

8. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Zugänge sind rollenbasiert, Passwörter werden nur als Hash gespeichert, eine Zwei-Faktor-Anmeldung ist möglich, sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert.